Miksi kassa ja tulos kannattaa erottaa?
Tulos kertoo, paljonko liiketoiminta tuottaa. Kassa kertoo, milloin raha on tilillä. Keino, joka tuo rahan aiemmin, ei tee siitä enempää. Jos johtoryhmä laskee nopeamman laskutuksen kannattavuustoimeksi, tulosparannus näyttää paperilla suuremmalta kuin se on, ja varsinaiset katteen vuodot jäävät korjaamatta.
Molempia tarvitaan, mutta niitä mitataan eri mittarilla: tulosta katteella ja liikevoitolla, kassaa kassavirralla ja kiertoajoilla. Alla tärpit 1–8 parantavat tulosta, tärppi 9 kassaa.
9 tärppiä, joilla kannattavuus paranee
1. Listaa alennukset myyjittäin ja asiakkaittain
Kokoa viimeisen vuoden alennukset yhteen taulukkoon. Monessa yrityksessä osa alennuksista on annettu tottumuksesta, vaikka kauppa olisi syntynyt ilmankin. Sovi myyjille alennusvaltuudet euroina tai prosentteina.
Näin huomaat, että toimii: keskimääräinen toteutunut hinta nousee, vaikka listahintoihin ei ole koskettu.
2. Laskuta kaikki tehty työ
Lisätyöt, muutokset ja pikatoimitukset jäävät helposti laskuttamatta, koska niistä sovitaan suullisesti työmaalla tai puhelimessa. Sovi käytäntö, jolla jokainen lisätyö kirjataan samana päivänä. Tämä on poikkeus kassan ja tuloksen jaossa: laskuttamaton työ on menetettyä tulosta.
Näin huomaat, että toimii: lisätöiden laskutus näkyy omana rivinään kuukausiraportissa.
3. Päivitä hinnat kustannusten mukaan
Jos hintoja ei ole tarkistettu kustannusten noustessa, kate on heikentynyt huomaamatta. Tarkista hinnat vähintään kerran vuodessa ja aina, kun keskeiset kustannukset muuttuvat selvästi. Ohje: Hinnankorotus.
Näin huomaat, että toimii: kateprosentti pysyy tavoitteessa, vaikka ostohinnat nousevat.
4. Hinnoittele pienet tilaukset erikseen
Pieni tilaus vaatii usein yhtä paljon käsittelyä, keräilyä ja laskutusta kuin iso. Minimitilaus, toimitusmaksu tai kevyempi palvelutaso pienille asiakkaille pienentää tappiota tai kääntää sen voitoksi.
Näin huomaat, että toimii: pienten tilausten määrä tai niiden käsittelykulut laskevat.
5. Laske kate asiakkaittain ja tuotteittain
Keskimääräinen kate peittää sekä parhaat että heikoimmat asiakkaat. Kun kate on näkyvissä asiakkaittain ja tuotteittain, myyjät ja johto tekevät parempia päätöksiä joka päivä. Ohje: Katelaskenta.
Näin huomaat, että toimii: tarjousta tehdessä myyjä tietää, mikä kate asiakkaalta on aiemmin jäänyt.
6. Käy kiinteät kulut läpi kerran vuodessa
Ohjelmistot, sopimukset, tilat ja palvelut kertyvät vuosien mittaan. Kysy jokaisesta: tarvitaanko tätä edelleen ja onko hinta kilpailukykyinen?
Näin huomaat, että toimii: jokaisella yli tietyn euromäärän sopimuksella on omistaja ja tarkistuspäivä.
7. Karsi odotus ja uudelleentyö
Odottaminen, virheiden korjaaminen ja turhat siirrot ovat kustannuksia, jotka eivät näy tuloslaskelmassa omana rivinään. Aloita yhdestä prosessista, jossa reklamaatioita tai uudelleentyötä on eniten. Lue lisää: Lean pk-yrityksessä.
Näin huomaat, että toimii: reklamaatioiden ja takuutöiden kustannus laskee.
8. Seuraa katetta kuukausittain
Kannattavuus heikkenee vähitellen. Kun kate nähdään kuukausittain asiakasryhmittäin, muutokseen ehditään reagoida ennen tilinpäätöstä.
Näin huomaat, että toimii: kate on vakiokohta johtoryhmän jokaisessa kuukausikokouksessa.
9. Paranna kassaa omana kokonaisuutenaan
Laskuta heti, kun työ on tehty, käytä isoissa projekteissa osalaskutusta ja seuraa myöhässä olevia saatavia viikoittain. Nämä tuovat rahan aiemmin ja vähentävät rahoituksen tarvetta, mutta liikevoitto ei niistä muutu. Ohje: Kassavirta kasvuyrityksessä.
Näin huomaat, että toimii: myyntisaamisten kiertoaika päivinä lyhenee.
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki: 6 miljoonan euron liikevaihdon yritys laskuttaa keskimäärin kymmenen päivää nopeammin kuin ennen. Kassaan vapautuu kerran noin 164 000 euroa (6 000 000 € / 365 × 10), mutta liikevoitto pysyy samana. Samassa yrityksessä lisätöitä on jäänyt laskuttamatta prosentin verran liikevaihdosta. Kun ne laskutetaan, liikevoitto paranee 60 000 euroa joka vuosi.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Tärpit toimivat, kun tiedät, missä kate vuotaa. Jos et tiedä, Kannattavuuden parantaminen selvittää talousdatasta, missä tuotteissa, asiakkaissa ja toiminnoissa kate vuotaa ja kuinka paljon. Kuuden kuukauden projektissa parannukset vastuutetaan ja viedään arkeen, ja tekoäly seuraa katetta jatkuvasti.
Usein kysyttyä
Mikä on nopein tapa parantaa kannattavuutta?
Alennusten hallinta, laskuttamattoman työn laskuttaminen ja hintojen päivitys näkyvät tuloksessa usein nopeimmin, koska ne eivät vaadi muutoksia tuotantoon tai organisaatioon.
Parantaako nopeampi laskutus kannattavuutta?
Se parantaa kassaa, ei tulosta. Poikkeus on työ, joka jäisi muuten kokonaan laskuttamatta: sen laskuttaminen parantaa myös tulosta.
Pitääkö kannattavuuden parantamiseksi vähentää henkilöstöä?
Ei välttämättä. Hinnoittelussa, alennuksissa ja asiakasrakenteessa on monessa yrityksessä parannettavaa ennen henkilöstökuluja.
Kuinka usein katetta pitäisi seurata?
Kuukausittain asiakasryhmittäin ja tuotteittain. Kerran vuodessa tilinpäätöksessä nähty kate kertoo vain, mitä on jo tapahtunut.