Näin tunnistat tilanteen
- Kaikilla on kiire, mutta toimitukset myöhästyvät silti.
- Tuotannossa on paljon aloitettuja töitä, eikä kukaan tiedä niiden tilannetta kysymättä.
- Työkaluja, piirustuksia tai materiaalia etsitään joka päivä.
- Samat virheet ja reklamaatiot toistuvat, ja ne korjataan joka kerta käsin.
- Tilaus odottaa toimistossa hyväksyntää tai tietoa pidempään kuin sitä työstetään.
- Edellinen kehitysprojekti jätti jälkeensä taulut ja koulutusmateriaalit, mutta arki palasi ennalleen.
Miksi näin käy
Hukka kasvaa huomaamatta, koska ihmiset ovat koko ajan töissä. Kiire näyttää tehokkuudelta, vaikka tilaus seisoo suurimman osan ajastaan jonossa, odottaa materiaalia tai kulkee edestakaisin. Jokainen vaihe tekee oman osansa hyvin, mutta kukaan ei katso tilauksen koko matkaa.
Lean juontaa Toyotan tuotantojärjestelmään, jota kehitti erityisesti Taiichi Ohno. Ohno erotti työn, joka lisää arvoa asiakkaalle, työstä, joka ei lisää, ja jakoi hukan seitsemään lajiin. Termi lean vakiintui laajempaan käyttöön kirjan The Machine That Changed the World (1990) myötä, mutta Toyotan menetelmiä oli tunnettu ja sovellettu lännessä jo aiemmin. Womack ja Jones tiivistivät myöhemmin ajattelun viiteen periaatteeseen: määritä arvo asiakkaan näkökulmasta, kuvaa arvovirta, saa työ virtaamaan, tuota imuohjatusti asiakkaan tarpeen mukaan ja paranna jatkuvasti.
Lean-ohjelmat hiipuvat, kun ne viedään läpi erillisenä projektina: koulutetaan, tehdään työkaluja ja pidetään työpajoja, ja kun projekti päättyy, arki palaa ennalleen. Pysyvä muutos syntyy viikoittaisesta rytmistä, jota omat esihenkilöt vetävät.
Mitä teet
-
Valitse yksi kohde ja yksi mittari. Toimitusjohtaja ja tuotantopäällikkö valitsevat viikon sisällä yhden tuotteen, linjan tai toimiston prosessin, jossa myöhästymiset tai virheet näkyvät eniten. Mittariksi riittää yksi: toimitusvarmuus, läpimenoaika tai virheiden määrä.
-
Seuraa yhtä tilausta alusta loppuun. Kävele tuotantopäällikön ja yhden tekijän kanssa tilauksen reitti ja kirjaa jokaisesta vaiheesta työaika ja odotusaika. Nimeä hukat seitsemällä kysymyksellä: - Ylituotanto: teemmekö enemmän tai aiemmin kuin asiakas tarvitsee? - Odottaminen: missä ihmiset, koneet tai tilaukset odottavat? - Kuljetukset: siirretäänkö materiaalia paikasta toiseen turhaan? - Liikakäsittely: teemmekö enemmän kuin asiakas arvostaa? - Varastot: onko materiaalia tai keskeneräistä työtä enemmän kuin tarvitaan? - Turha liike: etsitäänkö, kurotellaanko tai kävelläänkö työn aikana? - Virheet: mitä korjataan, tehdään uudelleen tai hyvitetään?
Monessa yrityksessä listaan lisätään kahdeksas: käyttämätön osaaminen, eli tekijöiden ideat jäävät kuulematta.
-
Korjaa isoimmat kuukauden sisällä. Tekijät ja esihenkilö valitsevat löydöksistä kolme, joiden korjaaminen säästää eniten aikaa tai virheitä. Jokaiselle nimetään yksi vastuuhenkilö ja päivämäärä.
-
Pidä viikoittainen parannuspalaveri. Esihenkilö vetää tuotannossa taulun ääressä lyhyen palaverin: mitä hukkaa näkyi, mitä korjattiin ja mikä on seuraavaksi vuorossa. Toimitusjohtaja käy mukana säännöllisesti ja kysyy, mikä hidastaa.
-
Vakioi ja laajenna vasta, kun mittari on parantunut. Kirjaa toimiva tapa työohjeeksi ja siirry seuraavaan kohteeseen. Kun ensimmäinen kohde näyttää tuloksen omilla luvuilla, seuraavan aloittaminen on helpompaa.
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki: 6 miljoonan euron ohutlevykonepajan tuotannossa työskentelee 25 henkeä. Tilauksen reitin seuraaminen ja tekijöiden haastattelu paljastavat, että kukin käyttää keskimäärin 20 minuuttia päivässä työkalujen, piirustusten ja osien etsimiseen.
- 25 henkeä × 20 min = 500 minuuttia eli noin 8,3 tuntia päivässä, käytännössä yhden ihmisen työpäivä.
- 220 työpäivässä se on noin 1 830 tuntia vuodessa.
- Kun työtunnin kokonaiskustannus on 45 euroa, etsimiseen kuluu noin 82 500 euroa vuodessa.
Työpisteiden järjestäminen ja materiaalin valmistelu ennen työn aloitusta puolittavat etsimisen. Vapautuu noin 915 tuntia eli noin 41 000 euroa vuodessa. Euromäärä toteutuu kuitenkin vain, jos vapautuva aika muuttuu myytäväksi tuotannoksi tai vähentää ylitöitä ja vuokratyötä. Siksi parannus kannattaa kohdistaa ensin vaiheeseen, joka rajoittaa koko tuotannon läpäisyä.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Jos hukka on tunnistettu, mutta korjaukset eivät pysy arjessa, kannattaa katsoa tuotannon johtamistapaa: kuka päättää mistäkin, miten työt priorisoidaan ja miten tuloksia seurataan. Tuotannon tehostaminen on kuuden kuukauden projekti, jossa käymme tuotannon läpi paikan päällä, kartoitamme pullonkaulat kahdessa työpajassa johdon kanssa ja viemme uuden johtamistavan arkeen sparratuissa tuotantopalavereissa. Lopputuloksena tehtaassa on johtamis- ja ohjausrakenne, jonka varassa seuraava tasonnosto voidaan tehdä.
Usein kysyttyä
Mitkä ovat leanin seitsemän hukkaa?
Ylituotanto, odottaminen, kuljetukset, liikakäsittely, varastot, turha liike ja virheet. Monessa yrityksessä listaan lisätään kahdeksas hukka, käyttämätön osaaminen.
Sopiiko lean palveluyritykselle tai toimistotyöhön?
Sopii. Toimistossa hukka näkyy odottamisena, tiedon etsimisenä, uudelleentyönä ja samojen tietojen syöttämisenä moneen paikkaan. Menetelmä on sama: seuraa yhden tilauksen tai asian matka ja kirjaa työ ja odotus erikseen.
Tarvitaanko leaniin konsultti tai koulutusohjelma?
Ei välttämättä. Ulkopuolinen voi nopeuttaa alkua ja tuoda kokemusta, mutta pysyvä muutos syntyy, kun omat esihenkilöt vetävät viikoittaista parantamista.
Kuinka nopeasti leanista näkyy tuloksia?
Yksinkertaiset korjaukset, kuten työpisteiden järjestäminen, voivat näkyä jo viikoissa. Pysyvä muutos vaatii viikoittaisen rytmin, joka jatkuu myös ensimmäisten tulosten jälkeen.
Lähteet
- Ohno, T. (1988). Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production.
- Womack, J. P., Jones, D. T. & Roos, D. (1990). The Machine That Changed the World.
- Womack, J. P. & Jones, D. T. (1996). Lean Thinking.