Näin tunnistat tilanteen
- Työntekijät käyttävät tekoälyä omilla tunnuksillaan ja eri työkaluilla, eikä kukaan tiedä, mitä tietoa niihin on viety.
- Osa henkilöstöstä ei uskalla käyttää tekoälyä lainkaan, koska ei tiedä, mikä on sallittua.
- Asiakas kysyy, käytättekö tekoälyä hänen aineistonsa käsittelyssä, eikä vastausta ole valmiina.
- Johtoryhmä ei ole päättänyt, mitkä työkalut ovat hyväksyttyjä.
- Ohje on olemassa, mutta se on pitkä, eikä kukaan muista sen sisältöä.
Miksi näin käy
Tekoäly tuli työpaikoille käyttäjien kautta ennen kuin yritykset ehtivät sopia sen käytöstä. Työkalujen ehdot vaihtelevat siinä, miten syötettyä tietoa säilytetään ja käytetään, eikä yksittäinen käyttäjä ehdi selvittää niitä. Ilman ohjetta jokainen tekee omat rajauksensa: varovainen jättää hyödyt käyttämättä, ja rohkea voi viedä työkaluun tietoa, joka ei sinne kuulu. Ohje poistaa epävarmuuden molempiin suuntiin.
Mitä teet
- Selvitä nykyinen käyttö. Kysy tiimeiltä, mihin tekoälyä jo käytetään ja millä työkaluilla. Tehtävä sopii tekoälyvastaavalle tai johtoryhmän jäsenelle, ja siihen riittää pari viikkoa.
- Päätä hyväksytyt työkalut. Johto päättää, mitä työkaluja käytetään. Tarkista jokaisen työkalun ehdoista, miten syötettyä tietoa säilytetään ja käytetään ja onko palveluntarjoajan kanssa sovittu henkilötietojen käsittelystä. Ota mukaan IT-kumppani tai tietosuojasta vastaava.
- Kirjoita ohje kahdelle sivulle. Ohjeeseen kuuluvat: - tarkoitus: mihin tekoälyä halutaan käyttää - hyväksytyt työkalut - tietoluokat: mitä tietoa saa viedä mihinkin työkaluun (ks. taulukko) - tarkistusvastuu: ihminen vastaa lopputuloksesta, ja luvut, faktat ja lähteet tarkistetaan - avoimuus: milloin asiakkaalle tai kollegalle kerrotaan, että tekoälyä on käytetty - vastuuhenkilö: kuka päivittää ohjeen ja keneltä voi kysyä - päivityspäivä
- Perehdytä esimerkein. Käy ohje läpi tiimeittäin oikeiden työtehtävien avulla ja lisää se uusien työntekijöiden perehdytykseen. Pidä valmiit kehotteet ja tarkistuslistat erillisessä, helposti päivitettävässä paikassa, koska ne muuttuvat useammin kuin itse ohje.
- Päivitä säännöllisesti. Tarkista ohje vähintään kerran vuodessa ja aina, kun otatte käyttöön uuden työkalun tai työkalun ehdot muuttuvat.
| Tietoluokka | Esimerkkejä | Missä saa käyttää |
|---|---|---|
| Julkinen | Verkkosivut, julkaistut esitteet | Kaikissa hyväksytyissä työkaluissa |
| Sisäinen | Ohjeet, muistiot, sisäiset raportit | Hyväksytyissä työkaluissa, joista yrityksellä on sopimus |
| Luottamuksellinen | Asiakkaiden aineistot, tarjoukset, hinnoittelu, talousluvut | Vain työkaluissa, joista on sopimus ja jotka on hyväksytty tähän käyttöön; asiakkaan aineistossa myös asiakkaan kanssa sovitun mukaan |
| Henkilötiedot | Yhteyshenkilöiden tiedot, työntekijöiden tiedot | Vain työkaluissa, joista on sopimus henkilötietojen käsittelystä ja jotka on hyväksytty tähän käyttöön |
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki: 35 hengen insinööritoimistossa osa henkilöstöstä käyttää tekoälyä omilla tunnuksillaan. Toimitusjohtaja nimeää ohjeen valmistelijaksi suunnittelupäällikön, joka kysyy tiimeiltä nykyisestä käytöstä ja kirjoittaa luonnoksen. Johtoryhmä hyväksyy ohjeen yhdessä kokouksessa.
Valmisteluun kuluu suunnittelupäälliköltä ja johtoryhmältä yhteensä 12 tuntia ja perehdytykseen tunti jokaiselta 35 työntekijältä, eli yhteensä 47 tuntia. Kun työtunnin hinta sivukuluineen on 50 euroa, ohjeen tekeminen maksaa noin 2 350 euroa. Sillä yritys saa yhteiset työkalut, joissa luottamuksellisia aineistoja voi käsitellä sovitusti, ja valmiin vastauksen asiakkaille, jotka kysyvät tekoälyn käytöstä.
Suomessa huomioi
Tekoälyasetus. EU:n tekoälyasetus sääntelee tekoälyä riskiperusteisesti. Osa käyttötavoista on kielletty, osa on suuririskistä, kuten rekrytointi ja työntekijöiden arviointi, ja osaan liittyy avoimuusvelvoitteita, esimerkiksi kun ihminen asioi tekoälyn kanssa. Ohje ja perehdytys ovat käytännöllinen tapa huolehtia siitä, että henkilöstö osaa käyttää tekoälyä turvallisesti.
Tietosuoja-asetus. EU:n yleinen tietosuoja-asetus ei kiellä henkilötietojen käsittelyä tekoälytyökaluissa. Käsittelylle pitää kuitenkin olla peruste, ja kun palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja yrityksen puolesta, siitä pitää olla sopimus. Siksi ohjeen linja on: henkilötietoja vain työkaluissa, joista on sopimus ja jotka on hyväksytty tähän käyttöön. Henkilötietojen käsittelystä ohjeistaa tietosuojavaltuutetun toimisto.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Tekoälyohje syntyy helpoimmin, kun johtoryhmä on ensin sopinut, mihin tekoälyä yrityksessä käytetään. AI johdon työkaluksi sopii, kun johtoryhmä haluaa ottaa tekoälyn käyttöön yhteisin pelisäännöin ja yrityksen omien tavoitteiden pohjalta. Kolmen kuukauden projektissa johdolle rakennetaan AI-ympäristö, jossa tekoälyn käyttötavat on vakioitu, ja yrityksellenne rakentuu myös AI-Playbook.
Usein kysyttyä
Onko tekoälyohje pakollinen?
Laki ei edellytä juuri tämännimistä asiakirjaa. Ohje ja perehdytys ovat silti selkeä tapa osoittaa, että tekoälyn käytöstä on sovittu ja henkilöstö osaa käyttää sitä turvallisesti.
Saako tekoälytyökaluun viedä henkilötietoja?
Saa, kun käsittelylle on peruste, palveluntarjoajan kanssa on sopimus henkilötietojen käsittelystä ja työkalu on hyväksytty tähän käyttöön. Muihin työkaluihin henkilötietoja ei viedä.
Kuka tekoälyohjeen tekee?
Johto hyväksyy ohjeen. Valmistelussa kannattaa olla mukana ihmisiä, jotka käyttävät tekoälyä arjessa, ja monessa yrityksessä se on luonteva tehtävä tekoälyvastaavalle.
Kuuluuko tekoälyohje tietoturvapolitiikkaan?
Sen voi liittää tietoturvaohjeisiin, mutta lyhyenä omana ohjeenaan se luetaan todennäköisemmin. Viittaa ohjeesta toiseen, jotta sama asia ei ole kahdessa paikassa eri tavalla.
Kuinka usein tekoälyohjetta päivitetään?
Vähintään kerran vuodessa ja aina, kun uusi työkalu otetaan käyttöön tai työkalun ehdot muuttuvat. Kirjaa ohjeeseen päivityspäivä.
Lähteet
- Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2024/1689 tekoälyä koskevien yhdenmukaistettujen sääntöjen vahvistamisesta (tekoälysäädös).
- Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (yleinen tietosuoja-asetus).