Näin tunnistat tilanteen
- Tekoälyä käytetään, mutta jokainen omalla tavallaan: yksi kirjoittaa sillä sähköposteja, toinen tiivistää palavereita, kolmas ei käytä sitä lainkaan.
- Kukaan ei osaa sanoa, mihin tehtäviin tekoälyä yrityksessä käytetään tai paljonko se säästää aikaa.
- Työkaluista ja siitä, mitä tietoa niihin saa viedä, ei ole sovittu.
- Kokeilut ovat yhden innokkaan työntekijän varassa, ja ne pysähtyvät, kun hän on lomalla tai kiireinen.
- Johtoryhmä puhuu tekoälystä, mutta ei käytä sitä omassa työssään.
- Samaa tietoa näppäillään edelleen käsin järjestelmästä toiseen.
Miksi näin käy
Tekoäly tuli työpaikoille eri tavalla kuin aiemmat järjestelmät. Toiminnanohjausjärjestelmä tai asiakkuudenhallintajärjestelmä valitaan johdon päätöksellä, mutta tekoälyä jokainen voi kokeilla omalla koneellaan heti. Käyttö leviää siksi alhaalta ylöspäin ilman yhteistä valintaa siitä, missä hyöty on suurin.
Yksittäinen työntekijä säästää tekoälyllä aikaa omissa tehtävissään. Yrityksen tasolla hyöty syntyy vasta, kun työtapa muuttuu: tieto kulkee järjestelmästä toiseen ilman käsityötä, tarjousten pohjat ovat yhteiset ja ratkaisuja ylläpidetään, kun työkalut ja tarpeet muuttuvat. Se vaatii valintoja ja ihmisen, joka vastaa niistä.
Mitä teet
- Sovi pelisäännöt ensin. Johtoryhmä päättää, mitä työkaluja käytetään ja mitä tietoa niihin saa viedä. Kahden sivun tekoälyohje riittää alkuun. Varaa sen tekemiseen pari viikkoa.
- Kartoita toistuva työ. Pyydä jokaista tiimiä listaamaan kahden viikon ajan tehtävät, jotka toistuvat samanlaisina, ja arvioimaan niihin kuluva aika. Etsi erityisesti käsin tehtävää tiedonsiirtoa, kopiointia ja raportointia.
- Valitse ensimmäinen kohde hyödyn ja vaivan mukaan. Hyvä ensimmäinen kohde vie paljon aikaa, toistuu samanlaisena, ja virheen seuraus on pieni. Tarjouksissa kannattaa erottaa osat toisistaan: tekoäly auttaa purkamaan tarjouspyynnön ja kirjoittamaan tekstiosat, mutta teollisuudessa ja rakentamisessa hinta syntyy laskennasta, joka pysyy laskijalla.
- Nimeä tekoälyvastaava. Tekoälyvastaava kartoittaa käyttökohteet, rakentaa ja ylläpitää ratkaisut, opastaa kollegoita, huolehtii pelisäännöistä ja raportoi säästöt johdolle. Hyvä ehdokas tuntee yrityksen arjen, osaa kuvata työtä selkeästi ja on kiinnostunut kehittämään sitä. Ohjelmointitaito auttaa, mutta monia ratkaisuja voi rakentaa kuvaamalla tehtävän tavallisella kielellä. Sovi roolille kiinteä aika kalenteriin, muuten oma työ vie sen.
- Mittaa ja raportoi. Kirjaa jokaiselle ratkaisulle lähtötilanne tunteina ja seuraa säästöä johtoryhmässä kerran kuukaudessa. Kun ensimmäinen ratkaisu toimii, valitse seuraava samalla tavalla.
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki: 11 miljoonan euron teknisessä tukkukaupassa on 40 työntekijää. Kolme asiakaspalvelun työntekijää tallentaa sähköpostilla tulevia tilauksia toiminnanohjausjärjestelmään käsin, kukin noin kuusi tuntia viikossa, eli yhteensä 18 tuntia.
Tekoälyvastaava rakentaa ratkaisun, joka lukee tilauksen ja tekee siitä tallennusluonnoksen. Ihminen tarkistaa ja hyväksyy luonnoksen. Jos käsin tehtävä työ puolittuu, aikaa vapautuu 9 tuntia viikossa, eli 46 työviikon vuodessa 414 tuntia. Kun työtunnin hinta sivukuluineen on 40 euroa, vapautuneen ajan arvo on noin 16 600 euroa vuodessa.
Laskelma kertoo vapautuneen ajan arvon. Säästöksi se muuttuu, kun aika käytetään esimerkiksi asiakkaiden soittamiseen tai kun kasvu ei vaadi uutta rekrytointia. Siksi johtoryhmä sopii etukäteen, mihin vapautuva aika käytetään.
Suomessa huomioi
EU:n tekoälyasetus sääntelee tekoälyn käyttöä riskiperusteisesti: mitä suurempi riski käyttötapaan liittyy, sitä enemmän velvoitteita. Kun tekoälyllä käsitellään henkilötietoja, myös EU:n tietosuoja-asetusta sovelletaan. Käytännön pelisäännöt kokosimme oppaaseen Tekoälyohje yritykselle.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Sopiva apu riippuu siitä, kuka tekoälyä yrityksessänne vie eteenpäin. Jos johtoryhmä haluaa ottaa tekoälyn käyttöön yhteisin pelisäännöin, AI johdon työkaluksi rakentaa johdolle kolmessa kuukaudessa AI-ympäristön, jossa ovat mukana yrityksen omat tavoitteet, mittarit ja vuosikello. Jos talossa on tekoälystä kiinnostunut henkilö, Tekoälyakatemiassa hänestä kasvaa vuoden aikana yrityksen oma AI-kehittäjä; koulutus vie noin neljä tuntia viikossa, ja ensimmäiset ratkaisut ovat käytössä jo koulutuksen aikana. Jos sopivaa henkilöä ei ole, Prosessien automatisoinnissa rakennamme valmiit tekoälyautomaatiot niihin toistuviin tehtäviin, jotka vievät eniten aikaa. Jos et vielä tiedä, mistä aloittaa, Tilannekuvassa tunnistamme viikossa ne kasvun rakenteet, joissa tekoäly parantaa tuottavuutta selvimmin, ja saat suosituksen siitä, mihin tarttua ensin.
Usein kysyttyä
Mistä tekoälyn käyttöönotto kannattaa aloittaa?
Pelisäännöistä ja yhdestä toistuvasta tehtävästä, joka vie viikoittain paljon aikaa. Kun ensimmäisen ratkaisun säästö on mitattu, seuraavat kohteet on helpompi valita.
Tarvitaanko tekoälyn käyttöönottoon IT-osaajaa?
Ei välttämättä. Tekoälystä kiinnostunut työntekijä, joka tuntee yrityksen prosessit, voi oppia rakentamaan ratkaisuja. Järjestelmien yhdistämiset ja tietoturva kannattaa silti käydä läpi IT-kumppanin kanssa.
Mikä on tekoälyvastaava?
Työntekijä, joka vastaa yrityksen tekoälyratkaisuista: kartoittaa käyttökohteet, rakentaa ja ylläpitää ratkaisut, opastaa kollegoita ja raportoi säästöt johdolle. Pk-yrityksessä roolia hoidetaan usein oman työn ohella, joten sille kannattaa varata sovittu aika.
Voiko tekoälyvastaavan roolin ulkoistaa?
Osittain. Ulkopuolinen voi rakentaa ratkaisuja, mutta jonkun talossa pitää tietää, mitä on käytössä, ja huolehtia, että ratkaisut päivitetään, kun prosessit muuttuvat.
Kuinka nopeasti tekoäly tuo säästöjä?
Se riippuu kohteesta. Kun jokaiselle ratkaisulle kirjataan lähtötilanne ja säästö mitataan tunteina ja euroina, hyöty näkyy heti, kun se syntyy.
Lähteet
- Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2024/1689 tekoälyä koskevien yhdenmukaistettujen sääntöjen vahvistamisesta (tekoälysäädös).