Näin tunnistat tilanteen
- Esihenkilöiden kalenterit ovat täynnä, ja oma työ tehdään iltaisin.
- Samassa palaverissa käsitellään kuulumiset, työmaan haasteet ja ensi vuoden investoinnit.
- Johtoryhmän päätökset kuullaan tiimeissä sattumalta tai viikkojen viiveellä.
- Palavereita on syntynyt tarpeen mukaan, eikä kukaan tiedä, mitä kaikkia niitä on.
- Samat ihmiset istuvat kolmessa palaverissa kuulemassa saman asian.
- Strategiasta puhutaan kerran vuodessa, ja sen jälkeen arki vie.
Miksi näin käy
Palaverit syntyvät yksi kerrallaan, kun jokin asia vaatii yhteistä aikaa. Kukaan ei suunnittele kokonaisuutta, ja yrityksen kasvaessa palavereita kertyy lisää ilman, että vanhoja lopetetaan. Samalla tiedonkulku johtoryhmästä tiimeihin jää sattuman varaan, koska sille ei ole sovittua reittiä.
Patrick Lencioni kuvaa kirjassaan Death by Meeting, miten kokoukset kärsivät, kun kaikki aiheet sekoitetaan samaan palaveriin: kiireelliset asiat syövät ajan, ja isot kysymykset jäävät käsittelemättä. Hänen ratkaisunsa on erottaa eri tarkoitukset eri kokouksiin, lyhyet operatiiviset kokoukset tekemisen ohjaamiseen ja harvemmat, pidemmät kokoukset strategisille kysymyksille. Pk-yrityksessä sama ajatus toimii kevyemmällä rakenteella.
Mitä teet
- Listaa nykyiset palaverit. Kirjaa kahden viikon ajalta jokaisesta palaverista tarkoitus, osallistujat, kesto ja tiheys. Toimitusjohtaja voi pyytää listan esihenkilöiltä, ja se valmistuu parissa viikossa.
- Kysy jokaisesta, mikä päätös tai tieto siitä syntyy. Jos vastausta ei ole, palaveri lopetetaan tai yhdistetään toiseen. Johtoryhmä tekee karsinnan kuukauden sisällä.
- Rakenna rytmi neljälle aikajänteelle. Alla on esimerkki rytmistä, jota voi soveltaa yrityksen kokoon. Pienemmässä yrityksessä viikko- ja kuukausikokous voivat riittää.
| Aikajänne | Palaveri | Tehtävä | Kesto (esimerkki) |
|---|---|---|---|
| Viikko | Tiimipalaveri | Viikon työt, esteet ja yhteistyö | 15–30 min |
| Viikko tai joka toinen viikko | Johtoryhmän operatiivinen kokous | Tilanne, nopeat päätökset, tiimeistä nousseet esteet | 60–90 min |
| Kuukausi | Johtoryhmän kuukausikokous | Vastuualueiden raportit ja mittarit, talous, isommat päätökset, yksi syventävä aihe | 2–3 h |
| Kuukausi | Esihenkilön kahdenkeskiset keskustelut | Tavoitteet, tuki ja kehittyminen | 30–60 min |
| Kvartaali | Strategiakokous ja henkilöstöinfo | Painopisteiden eteneminen ja seuraavan kvartaalin valinnat, ja niistä kertominen henkilöstölle | puoli päivää + 30–45 min |
| Vuosi | Strategia- ja budjettikierros | Strategian päivitys, budjetti ja vuosikello | 1–2 päivää |
- Sovi, miten tieto kulkee. Johtoryhmän päätösmuistio lähtee esihenkilöille samana päivänä, ja esihenkilö kertoo olennaisen seuraavassa tiimipalaverissa. Tiimeistä nousevat esteet tuodaan johtoryhmän operatiiviseen kokoukseen. Kirjaa toistuvat tapahtumat vuosikelloon, jotta kaikki näkevät ne etukäteen.
- Sovi pelisäännöt ja arvioi kolmen kuukauden päästä. Aineisto jaetaan mielellään etukäteen ja tallennetaan vakiopaikkaan, kokous alkaa ja päättyy ajallaan, jokaisella palaverilla on puheenjohtaja, ja kutsu lähtee vain niille, joita asia koskee. Kolmen kuukauden kohdalla kysy osallistujilta, mitkä palaverit auttavat ja mitkä eivät.
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki: 14 miljoonan euron rakennusalan yrityksessä on 70 henkeä ja yhdeksän esihenkilöä. Kartoitus näyttää, että esihenkilö käyttää palavereihin keskimäärin 11 tuntia viikossa, yhteensä 99 tuntia.
Johtoryhmä lopettaa kolme palaveria, joista ei synny päätöksiä, ja siirtää kahden palaverin tilannekatsaukset kirjallisiksi. Uudessa rytmissä palavereihin kuluu keskimäärin 7 tuntia esihenkilöä kohden eli 63 tuntia viikossa. Aikaa vapautuu 36 tuntia viikossa.
Jos esihenkilön työtunti maksaa sivukuluineen 55 euroa, vapautuvan ajan arvo on 1 980 euroa viikossa ja 45 työviikon aikana 89 100 euroa vuodessa. Raha ei siirry kassaan, mutta aika siirtyy työmaiden johtamiseen ja asiakkaille.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Kokousrytmi on helpompi pitää yllä, kun valmistelu ja seuranta eivät jää yhden ihmisen varaan. AI johdon työkaluksi rakentaa johdolle AI-ympäristön, jossa ovat mukana yrityksenne omat rakenteet, kuten tavoitteet, mittarit ja vuosikello. Kolmen kuukauden projektin tavoitteena on, että tekoäly valmistelee kokoukset ja seuraa päätöksiä ja että jokainen johtoryhmän jäsen on korvannut vähintään yhden rutiinin tekoälyllä.
Usein kysyttyä
Kuinka monta palaveria viikossa on sopiva määrä?
Yleispätevää määrää ei ole. Parempi testi on, tietääkö jokainen osallistuja, mikä päätös tai tieto palaverista syntyy. Jos ei tiedä, palaveri kannattaa lopettaa tai yhdistää.
Mikä on vuosikello?
Vuosikello on kalenteri, johon johtamisen toistuvat tapahtumat merkitään: strategiakierros, budjetointi, kvartaalikokoukset, kehityskeskustelut ja hallituksen kokoukset. Kun ne ovat tiedossa etukäteen, valmistelu ei jää viime hetkeen.
Pitäisikö palaverit korvata kirjallisella viestinnällä?
Pelkät tiedotteet usein kyllä. Johtoryhmässä jokainen kuitenkin raportoi oman vastuualueensa ja sen mittarit, koska keskustelu niistä kuuluu kokoukseen. Päätökset, joissa tarvitaan eri näkökulmia, tehdään yhdessä.
Mitä teen, jos palaveri venyy aina?
Tarkista, onko agenda liian pitkä tai onko samassa palaverissa sekaisin tilannekatsaus ja päätöksenteko. Erota ne ja anna jokaiselle asialle oma aikansa.
Lähteet
- Lencioni, P. (2004). Death by Meeting: A Leadership Fable About Solving the Most Painful Problem in Business. Jossey-Bass.