Miksi johtoryhmän kokous ei tuota päätöksiä?
Kokous jää helposti kuulumisten vaihdoksi, jos raportoinnilla ei ole sovittua muotoa eikä päätettäville asioille ole valmisteltu ehdotusta. Kun asia tuodaan pöytään ilman ehdotusta, kokous alkaa selvittää asiaa sen sijaan, että päättäisi siitä.
Myös toimitusjohtajan rooli vaikuttaa paljon. Kun sanot kantasi ensin, muut asettuvat sen taakse tai vaikenevat. Lopputulos näyttää yksimieliseltä, mutta erimielisyys siirtyy käytävälle. Alla olevat tärpit koskevat yhtä johtoryhmän kokousta. Koko yrityksen kokousrytmistä kerrotaan artikkelissa Palaverikäytännöt.
9 tärppiä johtoryhmän kokoukseen
1. Merkitse jokaiseen asiaan, mitä siltä halutaan
Lisää agendalla jokaisen asian perään yksi kolmesta merkinnästä: päätös, keskustelu tai tiedoksi. Kun tavoite on selvä, keskustelu pysyy aiheessa.
Näin huomaat, että toimii: jokainen tietää ennen asian käsittelyä, odotetaanko päätöstä.
2. Sovi, että jokainen raportoi oman vastuualueensa ja sen mittarit
Jokainen johtoryhmän jäsen kertoo lyhyesti oman alueensa tilanteen ja mittarit, erityisesti poikkeamat tavoitteesta. Kun muoto on sama joka kerta, kokonaiskuva syntyy nopeasti ja poikkeamat nousevat esiin.
Näin huomaat, että toimii: raportit pysyvät sovitussa ajassa, ja jokainen tuntee toistensa luvut.
3. Pyydä esittelijältä yksi sivu ja ehdotus
Esittelijä kirjoittaa yhdelle sivulle tilanteen, vaihtoehdot, oman ehdotuksensa ja sen vaikutuksen euroina. Ehdotus antaa keskustelulle lähtöpisteen, vaikka siitä päädyttäisiin eri ratkaisuun.
Näin huomaat, että toimii: keskustelu alkaa ehdotuksesta eikä taustan selvittämisestä.
4. Jaa aineisto etukäteen ja tallenna se vakiopaikkaan
Aineisto kannattaa jakaa etukäteen aina kun mahdollista. Pienessä yrityksessä se ei aina onnistu, mutta silloinkin luvut, esitykset ja muistiot tallennetaan samaan paikkaan, josta jokainen löytää ne.
Näin huomaat, että toimii: kukaan ei kysy, mistä edellisen kuukauden luvut löytyvät.
5. Aloita edellisten päätösten tilanteella
Varaa alkuun kymmenen minuuttia: mitkä edellisen kokouksen päätöksistä ovat toteutuneet ja mitkä ovat myöhässä. Kun seuranta on näkyvää, päätöksiin suhtaudutaan vakavammin.
Näin huomaat, että toimii: avoimien päätösten lista lyhenee kokous kokoukselta.
6. Kerro oma kantasi viimeisenä
Toimitusjohtaja on usein sekä puheenjohtaja että aktiivisin keskustelija. Jos huomaat muiden odottavan kantaasi, kuuntele ensin ja puhu viimeisenä. Voit myös antaa puheenjohtajuuden vuorollaan jollekin toiselle.
Näin huomaat, että toimii: kuulet eriäviä näkemyksiä ennen kuin olet kertonut omasi.
7. Kierrä pöytä ennen päätöstä
Hiljaisuus ei ole sama asia kuin hyväksyntä. Kysy jokaiselta ennen päätöstä: mitä mieltä olet, ja mikä tässä huolettaa? Näin erimielisyys tulee esiin kokouksessa.
Näin huomaat, että toimii: päätöksiin ei palata käytävällä eikä seuraavassa kokouksessa.
8. Kirjaa päätös, vastuuhenkilö ja aikataulu
Päätösmuistioon riittää kolme saraketta: mitä päätettiin, kuka vastaa ja mihin mennessä. Lue päätökset ääneen kokouksen lopussa ja tallenna muistio samana päivänä vakiopaikkaan.
Näin huomaat, että toimii: jokainen jäsen tietää kokouksesta lähtiessään, mitä hänen pitää tehdä.
9. Arvioi kokous kahdessa minuutissa
Pyydä lopuksi jokaiselta arvio asteikolla 1–5 ja yksi asia, jonka voisi tehdä paremmin. Pieni rutiini paljastaa nopeasti, mihin suuntaan kokoukset ovat menossa.
Näin huomaat, että toimii: seuraavassa kokouksessa yksi asia on muuttunut palautteen perusteella.
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki teollisuusyrityksen johtoryhmän kahden tunnin kokouksesta. Kuukauden luvut ja esittelyt on tallennettu johtoryhmän kansioon ennen kokousta.
| Aika | Asia | Tavoite | Esittelijä |
|---|---|---|---|
| 9.00–9.10 | Edellisten päätösten tilanne | Tiedoksi | Puheenjohtaja |
| 9.10–9.40 | Vastuualueiden raportit ja mittarit | Tiedoksi ja keskustelu | Jokainen jäsen |
| 9.40–10.05 | Hinnankorotus vuoden alusta | Päätös | Myyntijohtaja |
| 10.05–10.30 | Uuden työnjohtajan rekrytointi | Päätös | Tuotantopäällikkö |
| 10.30–10.50 | Mistä asiakaspoistuma johtuu | Keskustelu | Asiakkuuspäällikkö |
| 10.50–10.55 | Päätösten kertaus ja vastuut | – | Puheenjohtaja |
| 10.55–11.00 | Kokouksen arvio | – | Kaikki |
Milloin kannattaa pyytää apua?
Jos kokousten valmistelu ja päätösten seuranta vievät johtoryhmältä paljon aikaa, AI johdon työkaluksi rakentaa johdolle oman AI-ympäristön, jossa ovat mukana yrityksenne tavoitteet, mittarit ja vuosikello ja jossa tekoälyn käyttötavat on vakioitu. Kolmen kuukauden projektin aikana jokainen johtoryhmän jäsen korvaa vähintään yhden rutiinin tekoälyllä, ja kun tekoäly valmistelee kokoukset ja seuraa päätöksiä, johtajien aika siirtyy oman vastuualueen kehittämiseen.
Usein kysyttyä
Kuka toimii johtoryhmän kokouksen puheenjohtajana?
Usein toimitusjohtaja, mutta puheenjohtajuutta voi myös kierrättää. Puheenjohtaja pitää huolen aikataulusta ja siitä, että jokainen asia päättyy päätökseen tai sovittuun jatkoon.
Pitääkö johtoryhmän kokouksesta tehdä pöytäkirja?
Johtoryhmä ei ole lakisääteinen toimielin, joten pöytäkirjalle ei ole muotovaatimuksia. Päätösmuistio riittää: mitä päätettiin, kuka vastaa ja mihin mennessä.
Pitääkö jokaisen raportoida kokouksessa?
Kyllä. Jokainen kertoo lyhyesti oman vastuualueensa tilanteen ja mittarit. Kun aineisto on jaettu etukäteen, raportit lyhenevät ja aikaa jää poikkeamille ja päätöksille.
Mitä teen, jos aineistoa ei ehditä jakaa etukäteen?
Tallenna se silti vakiopaikkaan ennen kokousta ja pyydä esittelijää kertomaan ydin muutamalla lauseella. Pienessä yrityksessä tämä on usein realistisin tapa.